facebook twitter google plus
Vytlačiť (PDF)
Vytlačiť článok


Motorové vozidlo vo firme – vzory interných smerníc

Cestné motorové vozidlá sa stali neoddeliteľnou súčasťou podnikania u väčšiny podnikateľov. V podnikateľskej praxi je bežné, že podnikateľ – PO, má v obchodnom majetku zaradených viac motorových vozidiel a okrem toho využíva aj vozidlá, ktoré nie sú majetkom obchodnej spoločnosti. Bežnou praxou je aj to, že zamestnanci spoločnosti využívajú cestné motorové vozidlá zaradené v obchodnom majetku spoločnosti na súkromné účely.  Spôsob, ako majú zamestnanci takýchto spoločností postupovať, im uľahčí vypracovanie interných smerníc. V spoločnosti sa môže vypracovať jedná interná smernica s názvom napríklad Dopravná prevádzka alebo viac smerníc, ako napríklad: 

  • smernica: Využívanie služobných motorových vozidiel, 
  • smernica: Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu, 
  • smernica: Použitie motorového vozidla na súkromné účely. 


 

Využívanie služobných motorových vozidiel

Využívanie služobných motorových vozidiel 


PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 

Číslo smernice:    ..../200. 

Názov smernice:    Využívanie služobných motorových vozidiel
                                   spoločnosti PPS, s. r. o.
 

Účinnosť smernice:    1. 1. 200. – 31. 12. 200. 

Obsah smernice: 

   1.    Úvod 

    2.    Služobné cestné motorové vozidlo 

    3.    Používanie služobných motorových vozidiel 

    4.    Podmienky pridelenia služobného motorového vozidla  

    5.    Prevzatie a odovzdanie motorového vozidla  

    6.    Spôsoby použitia služobných motorových vozidiel  

    7.    Hospodárenie s pohonnými látkami 

    8.    Evidenia o cestnom motorovom vozidle 

Použitá legislatíva:  

  • Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 315/1996 Z. z. o premávke na pozemných komunikáciách v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov. 

Zoznam použitých skratiek a symbolov v smernici: 

km    –    kilometer, 

    –    evidenčné číslo, 

MV    –    motorové vozidlo, 

PHL    –    pohonné látky,  

S    –    sadzba základnej náhrady za každý km jazdy v Sk, 

SMV    –    služobné cestné motorové vozidlo, 

ÚJ    –    účtovná jednotka, 

ZCN    –    zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 

ZDP    –    zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,  

    –    zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. 

Zoznam príloh: 

Príloha č. 1: Ceny pre služobné motorové vozidlá poskytnuté zamestnancom na súkromné účely v roku 200. 

Príloha č. 2:    Pridelenie jednotlivých služobných motorových vozidiel 

Príloha č. 3:     Dohoda o zverení motorového vozidla do referentského používania 

Dátum spracovania smernice: 16. 12. 200.  

Vypracoval: vedúci dopravy (meno, priezvisko, podpis)  

Dátum schválenia: 22. 12. 200. 

Schválil: riaditeľ spoločnosti (meno, priezvisko, podpis) 

Záverečné ustanovenia: 

Interná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti PPS, s. r. o. 

Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania. 

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny. 

1.    Úvod 

Účelom tejto smernice je zabezpečiť jednotnú úpravu riadenia, koordinácie, vykonávania a kontroly používania služobných cestných motorových vozidiel (ďalej len SMV) v spoločnosti PPS, s. r. o. Táto interná smernica sa vydáva aj za účelom: 

  • jednotného postupu pri používaní SMV spoločnosti, 
  • stanovenia príslušnej dokumentácie, 
  • stanovenia zodpovedných osôb v oblasti využívania SMV. 

Interná smernica „Využívanie služobných motorových vozidiel“ upravuje: 

  • používanie SMV, ktoré sú vo vlastníctve alebo v prenájme spoločnosti, pri pracovných cestách, 
  • používanie SMV zverených zamestnancom spoločnosti do používania (ďalej len referentské MV), 
  • povinnosti žiadateľa – užívateľa a vodiča SMV, 
  • používanie SMV aj na súkromné účely zamestnancami spoločnosti, 
  • hospodárenie s PHL. 

2.    Služobné cestné motorové vozidlo 

Cestné vozidlo 

Cestné vozidlo je vozidlo, ktoré sa používa na pozemných komunikáciách. Cestné vozidlo je vozidlo, ktoré svojou konštrukciou, vyhotovením a technickým stavom spĺňa požiadavku bezpečnej a plynulej premávky, neohrozuje bezpečnosť a zdravie osôb, neznečisťuje a nepoškodzuje pozemné komunikácie a neznehodnocuje životné prostredie nad prípustnú mieru. Cestným vozidlom (motorovým aj nemotorovým) sa rozumie vozidlo, ktoré spĺňa všetky uvedené podmienky.  

Cestné motorové vozidlo 

Cestné motorové vozidlo (ďalej len MV) je vozidlo pohybujúce sa motorickou silou, ktoré je určené na prepravu osôb alebo nákladu po pozemných komunikáciách a čiastočne po spevnených a nespevnených cestách v teréne. 

Služobné cestné motorové vozidlo 

Pod pojmom služobné cestné motorové vozidlo (ďalej len SMV) budeme rozumieť cestné MV, ktoré je zaradené v obchodnom majetku spoločnosti.  

3.    Používanie služobných motorových vozidiel 

SMV sa v spoločnosti PPS, s. r .o., využívajú na pracovné cesty spojené so zabezpečením pracovných úloh a výnimočne, podľa ustanovení tejto smernice, aj na súkromné účely zamestnancov spoločnosti. SMV je spravidla trvale pridelené vodičovi, ktorý je v pracovnom pomere v spoločnosti. O pridelení SMV v spoločnosti rozhoduje a schvaľuje ho pracovník spoločnosti podľa ustanovení tejto smernice.  

Používanie SMV pri pracovných cestách zamestnancov sa obmedzuje na prípady, keď nie je možné použiť pravidelnú verejnú dopravu, vyžaduje to záujem operatívneho plnenia pracovných úloh, na miesta, kde nie je zabezpečená iná doprava a podobne. V záujme hospodárnosti pri využívaní SMV je potrebné spájať pracovné cesty tak, aby sa dosiahlo čo najefektívnejšie a najhospodárnejšie využívanie MV. Racionálne a hospodárne využívanie SMV je povinnosťou všetkých zamestnancov, ktorí ich používajú.  

SMV nie je dovolené bez súhlasu nadriadeného pracovníka využívať na súkromné účely a na cesty spojené s dovozom a odvozom zamestnancov z miesta a do miesta pobytu zamestnancov. Schvaľovanie a používanie SMV na služobné a súkromné účely sa riadi ustanoveniami tejto smernice. 

4.    Podmienky pridelenia služobného motorového vozidla 

Služobné MV môže byť v spoločnosti PPS, s. r. o., pridelené vodičovi z povolania alebo ako referentské vozidlo osobe, ktorá spĺňa tieto podmienky: 

  • je zamestnancom spoločnosti, 
  • vlastní vodičský preukaz vydaný na jej meno a pre potrebnú skupinu MV, 
  • vlastní platný preukaz alebo osvedčenie vydané na jej meno o absolvovaní zdokonaľovania odbornej spôsobilosti vodičov z povolania alebo vodičov – referentov, 
  • riadi len to MV, na ktoré má uzavretú dohodu o zverení MV na služobné alebo aj súkromné účely. 

Spoločnosť môže prideliť len SMV, ktoré spĺňa tieto podmienky: 

  • MV musí byť v dobrom technickom stave, 
  • MV musí byť vybavené povinnou výbavou tak, aby vyhovovalo podmienkam spôsobilosti prevádzky na pozemných komunikáciách, 
  • MV musí byť vybavené platnou dokumentáciou o samotnom vozidle, 
  • MV musí byť vybavené dokumentáciou vydanou prevádzkovateľom MV na vykonanie cesty, 
  • MV musí byť označené obchodným menom a logom spoločnosti PPS, s. r. o. Výnimku z označenia schvaľuje riaditeľ spoločnosti. 

5.    Prevzatie a odovzdanie služobného motorového vozidla 

Pri prevzatí alebo odovzdaní SMV je potrebné vyhotoviť pomocou programu PC program – Autoprevádzka tieto tlačové zostavy: 

1.     Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV, 

2.     Dohodu o poskytnutí MV zamestnancovi na používanie pre služobné účely alebo 

3.     Dohodu o poskytnutí MV zamestnancovi na používanie pre súkromné účely, 

4.     Dohodu o hmotnej zodpovednosti. 

Tlačové zostavy z programu PC program – Autoprevádzka je nutné vyhotoviť v 3 vyhotoveniach. Za vypracovanie uvedených písomností zodpovedá vedúci dopravy. Dohody za spoločnosť podpisuje riaditeľ spoločnosti alebo osoba ním určená na tento účel. Z toho po jednom vyhotovení sa odovzdá:  

  • do mzdovej účtárne spoločnosti, 
  • zamestnancovi, 
  • jeden exemplár sa uloží do zložky MV. 

6.    Spôsoby použitia služobných motorových vozidiel 

V spoločnosti PPS, s. r. o., sa používajú SMV na tieto účely: 

1.    na služobné účely, 

2.    na služobné a súkromné účely, 

3.    jednorazovo na súkromné účely, 

4.    jednorazovo s prideleným vodičom na súkromné účely, 

5.    pridelí sa vodičovi z povolania. 

1.    Použitie služobného motorového vozidla na služobné účely (referentské vozidlo) 

Pri použití SMV na služobné účely (referentské vozidlo) bez pridelenia vodiča sa určujú tieto zásady: 

  • MV sa používa len na pracovné cesty zamestnancov, 
  • ak sa MV pridelí viacerým zamestnancom na spoločné používanie na pracovné cesty, budú mať spoluzodpovednosť za používanie MV v stave predpísanom zákonom č. 315/1996 Z. z. o premávke na pozemných komunikáciách v znení neskorších predpisov. V prípade dvoch alebo viacerých pracovných ciest, ktoré sa majú naraz vykonať, je rozhodujúcim kritériom pre použitie MV dĺžka trasy pracovnej cesty, 
  • s každým zamestnancom, ktorý je poverený viesť SMV, sa dohodne a uzavrie:  
    • Dohoda o zverení SMV, 
    • Dohoda o hmotnej zodpovednosti, 
    • Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV do používania, 
  • vykonanie zahraničnej pracovnej cesty SMV schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • vykonanie tuzemskej pracovnej cesty schvaľuje zamestnancom vedúci strediska, 
  • vykonanie pracovnej cesty vedúcim strediska schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • na pracovnú cestu, ktorú vykoná zamestnanec SMV, je potrebné predložiť Žiadanku na prepravu
    • na pracovné cesty v okrese Žilina jednu na celý mesiac, 
    • na pracovné cesty mimo okres Žilina na každú cestu. 

Pre potreby plnenia pracovných úloh je potrebné, aby SMV pridelené na služobné účely (referentské vozidlá) sa využívali aj mimo pracovnej doby. Pri takomto použití SMV je potrebné dodržiavať tieto zásady: 

  • použitie referentského SMV v čase po pracovnej dobe, počas sobôt a nedieľ a počas sviatkov je možné len na základe odporúčania vedúceho strediska a súhlasu vedúceho dopravy, 
  • parkovanie referentského SMV v mieste bydliska schvaľuje na určité časové obdobie po odporúčaní vedúceho dopravy riaditeľ spoločnosti. Súhlas s parkovaním v mieste bydliska zamestnanca musí byť vyznačené na žiadanke na prepravu. 

2.    Použitie motorového vozidla na služobné a súkromné účely  

SMV na služobné a súkromné účely môžu v spoločnosti PPS, s. r. o., používať: 

  • riaditeľ spoločnosti, 
  • vedúci stredísk, 
  • ďalší zamestnanci na základe rozhodnutia riaditeľa spoločnosti. 

S každým zamestnancom, ktorý bude využívať SMV na služobné a súkromné účely, sa dohodne a uzavrie: 

  • Dohoda o zverení SMV, 
  • Dohoda o hmotnej zodpovednosti, 
  • Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV do používania. 

Pre zamestnanca, ktorý prevzal SMV, ktoré bude využívať na služobné a súkromné účely, platia tieto podmienky: 

  • PHL, ktoré spotrebuje pri jazde na súkromné účely, mu nehradí spoločnosť, tieto výdavky si hradí sám, 
  • súkromnú cestu do zahraničia môže vykonať len na základe súhlasu riaditeľa spoločnosti, 
  • v prípade súkromných ciest sa žiadanka na vykonanie cesty nevypisuje, 
  • na pracovnú cestu, ktorú vykoná zamestnanec SMV, je potrebné predložiť Žiadanku na prepravu takto: 
    • na pracovné cesty v okrese Žilina jednu na celý mesiac, 
    • na pracovné cesty mimo okres Žilina na každú cestu, 
  • vykonanie zahraničnej pracovnej cesty SMV schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • vykonanie tuzemskej pracovnej cesty schvaľuje zamestnancom vedúci strediska, 
  • vykonanie pracovnej cesty vedúcim strediska schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • súkromná cesta sa eviduje do evidencie jázd SMV s uvedením „súkromné“, 
  • príjmom zamestnanca podľa § 5 ZDP (zo závislej činnosti) je aj suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny SMV za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia MV zamestnávateľa na používanie na služobné aj súkromné účely. Podrobnejší postup je spracovaný v samostatnej internej smernici spoločnosti PPS, s. r. o. 

Poznámka 

Podľa § 5 ods. 3 písm. a) ZDP je príjmom zamestnanca aj suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla podľa § 25 za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia motorového vozidla zamestnávateľa na používanie na služobné a súkromné účely. Ak ide o prenajaté vozidlo, vychádza sa z obstarávacej ceny vozidla u pôvodného vlastníka, a to aj v prípade, ak dôjde k následnej kúpe prenajatého vozidla. Ak v obstarávacej cene vozidla nie je zahrnutá daň z pridanej hodnoty, cena sa o túto daň zvýši. 

3.    Jednorazové použitie súkromného motorového vozidla na súkromné účely 

Zamestnancovi spoločnosti môže byť poskytnuté na základe jeho žiadosti SMV bez vodiča na súkromný účel. Dôvodom takéhoto poskytnutia SMV v spoločnosti PPS, s. r. o., je: 

  • osobné motorové vozidlo sa poskytuje na slávnostné príležitosti zamestnanca a jeho rodinných príslušníkov (svadba, pohreb, rodinné oslavy a podobne), 
  • nákladné motorové vozidlo sa poskytuje na prevoz nákladu (sťahovanie, odvoz kúpeného tovaru a podobne).  

Spoločnosť PPS, s. r. o., poskytne zamestnancovi SMV bez vodiča na súkromný účel na základe týchto podmienok: 

  • zamestnanec požiada o poskytnutie SMV písomnou formou, 
  • v prípade, že má vybraté SMV, ktoré žiada poskytnúť na súkromné účely, uvedie typ vozidla a jeho EČ, 
  • žiadosť schvaľuje riaditeľ spoločnosti alebo ním určená osoba, 
  • na základe kladného rozhodnutia o poskytnutí SMV na súkromné účely vyplní príkaz na jazdu vedúci dopravy, 
  • pri odovzdaní vozidla potvrdí zamestnanec, ktorému bolo SMV poskytnuté, počet najazdených km, 
  • vedúci dopravy zaeviduje najazdené km v evidencii jázd SMV s uvedením poznámky „súkromné“, 
  • za požičané SMV uhradí zamestnanec cenu, ktorá je stanovená v prílohe č. 1 tejto smernice pre daný kalendárny rok.  

4.    Jednorazové použitie SMV s prideleným vodičom na súkromné účely 

Zamestnancovi spoločnosti PPS, s. r. o., môže byť poskytnuté na základe jeho žiadosti na súkromné účely aj SMV s vodičom.  

Dôvodom takéhoto poskytnutia SMV v spoločnosti PPS, s. r. o., je: 

  • osobné motorové vozidlo sa poskytuje na slávnostné príležitosti zamestnanca a jeho rodinných príslušníkov (svadba, pohreb, rodinné oslavy a podobne), 
  • nákladné motorové vozidlo sa poskytuje na prevoz nákladu (sťahovanie, odvoz kúpeného tovaru a podobne).  

Spoločnosť PPS, s. r. o., poskytne zamestnancovi SMV s vodičom na súkromné účely len za týchto podmienok: 

  • zamestnanec požiada o poskytnutie SMV s vodičom písomnou formou, 
  • v prípade, že má vybraté SMV, ktoré žiada poskytnúť na súkromné účely, uvedie typ vozidla a jeho EČ, 
  • žiadosť schvaľuje riaditeľ spoločnosti alebo ním určená osoba, 
  • na základe kladného rozhodnutia o poskytnutí SMV na súkromné účely vyplní príkaz na jazdu vedúci dopravy, 
  • pri odovzdaní vozidla potvrdí zamestnanec, ktorému bolo SMV poskytnuté, počet najazdených km, 
  • vedúci dopravy zaeviduje najazdené km v evidencii jázd SMV s uvedením poznámky „súkromné“, 
  • za požičané SMV s vodičom uhradí zamestnanec cenu, ktorá je stanovená v prílohe č. 1 tejto smernice pre daný kalendárny rok.  

5.    Služobné motorové vozidlo pridelené vodičovi z povolania 

Vozidlo, ktoré sa pridelí v spoločnosti PPS, s. r. o., vodičovi z povolania, používajú na pracovné cesty zamestnanci spoločnosti a v prípade nákladného SMV sa toto vozidlo používa na prevoz materiálu alebo tovaru pre jednotlivé strediská. 

So zamestnancom – vodičom z povolania, ktorý je poverený viesť SMV, sa dojedná a uzavrie: 

  • Dohoda o zverení SMV, 
  • Dohoda o hmotnej zodpovednosti, 
  • Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV do používania. 

Pre prideľovanie SMV s prideleným vodičom platia v spoločnosti PPS, s. r. o., tieto zásady: 

  • žiadateľ o pridelenie SMV s vodičom nemá uzavretú dohodu o zverení SMV na služobné a súkromné účely, 
  • SMV, na ktoré má žiadateľ uzavretú dohodu, je pridelené inému zamestnancovi alebo je mimo prevádzky (opravuje sa, je na technickej kontrole a podobne), 
  • žiadateľ predloží písomnú žiadosť na pridelenie SMV s vodičom s jej zdôvodnením najneskôr 3 dni pre plánovanou pracovnou cestou, 
  • žiadosť po odsúhlasení vedúceho strediska, kde žiadateľ pracuje, predkladá vedúcemu dopravy, ktorý žiadosť schvaľuje, 
  • zahraničné pracovné cesty so SMV s vodičom schvaľuje riaditeľ spoločnosti. 

7.    Hospodárenie s PHL 

Pre hospodárenie s PHL platia v spoločnosti PPS, s. r. o., nasledujúce pravidlá a postupy: 

  • vodiči z povolania PHL čerpajú do MV priamo na čerpacích staniciach. Úhrada sa vykoná hotovostnou platbou. Na platbu za PHL si zamestnanec – vodič, vyberie zálohu v pokladnici. Vodič je povinný na potvrdenky o čerpaní PHL uviesť aj EČ vozidla, na ktoré PHL čerpal, a čitateľne svoje meno a priezvisko, 
  • zamestnanci, ktorí majú pridelené referentské vozidlo (na súkromné aj služobné účely), vykonajú vyúčtovanie PHL k poslednému dňu mesiaca a odovzdajú ho do 3 dní po skončení mesiaca. 

Tlačivo vyhotovuje a podpisuje vodič, ktorý v danom mesiaci uskutočnil s MV jazdy. Správnosť jednotlivých údajov potvrdzuje svojím podpisom vedúci dopravy, 

  • spotreba PHL podľa ustanovenia k ZDP sa vyhodnocuje vo vzťahu k spotrebe PHL uvedenej v technickom preukaze každého MV. Vyhodnotenie spotreby PHL sa vykoná v tabuľkovej forme vo formulári Spotreba PHL. Pri vyhodnotení spotreby sa vychádza z ustanovenia § 7 ZCN. 

Poznámka  

Náhrada za spotrebované PHL patrí zamestnancovi podľa cien PHL platných v čase použitia MV, prepočítaných podľa spotreby PHL (ďalej len spotreba) uvedenej v technickom preukaze cestného MV takto: 

a)     ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %, 

b)     ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu EHK, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu EHK vypočítaná ako aritmetický priemer. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste, 

c)     ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa smerníc ES, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky uvedených v príslušnej smernici ES, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného MV, 

d)     ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa inej normy, na výpočet sa použije spotreba určená na rýchlostný režim jazdy cestného MV zodpovedajúci prevažujúcim podmienkam pracovnej cesty. 

Ak je PHL plyn alebo plyn v kombinácii s inou PHL, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované PHL za jednotlivé PHL dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe: 

    • podmienok pracovnej cesty, 
    • cien PHL platných v čase použitia MV, 
    • spotreby. 

 

  • pre daňové účely spoločnosti PPS, s. r. o., je možné uznať ako daňový výdavok náhradu za spotrebované PHL, ktorá sa vypočíta len podľa § 7 ZCN, 
  • rozdiel medzi náhradami podľa spotreby uvedenej v technickom preukaze MV a skutočnými výdavkami, ktoré sú maximálne 10 % nad „daňové výdavky“, bude zaúčtovaný na ťarchu spoločnosti, 
  • každá nadspotreba, ktorú zamestnanec nezdôvodní (porucha MV, zhoršené klimatické podmienky, terén, v ktorom jazdí a podobne) a ktorá bude presahovať rámec výdavkov nad 10 %, bude zosobnená zamestnancovi, ktorý túto spotrebu vykázal,  
  • ak je MV pridelené viacerým zamestnancom, úhrada za nadspotrebu bude rozdelená pomernou sumou alebo každému zamestnancovi zvlášť, pokiaľ bude vyúčtovanie PHL vykonané denne. 

Výdavky na spotrebu PHL v spoločnosti PPS, s. r. o., musia byť preukázateľné, v súlade s ustanoveniami ZÚ, t. j.: 

  • musí byť presne vedená evidencia o jazdách v záznamoch o prevádzke MV,  
  • musia byť vedené žiadanky na jazdu, 
  • musia byť dokladované výpočty spotreby PHL,  
  • musia byť dokladované potvrdenky o nákupe PHL na čerpacích staniciach. 

8.    Evidencia o cestnom motorovom vozidle 

V spoločnosti PPS, s. r. o., sa pre každé SMV založí samostatná zložka, ktorá bude obsahovať okrem dokladov o obstaraní MV, jeho údržbe a opravách aj výstupy z programu PC program – Autoprevádzka a všetky ostatné písomnosti týkajúce sa daného MV. Každá zložka SMV obsahuje: 

  • doklady o obstaraní MV, napríklad dodávateľskú faktúru, kúpnu zmluvu, zmluvu o finančnom lízingu, zmluvu o prenájme a podobne, 
  • technický preukaz MV, 
  • uvedenie spôsobu využitia MV (MV využívané ako referentské MV alebo ako MV s prideleným vodičom), 
  • evidenciu jázd (vozový zošit), 
  • vyúčtovanie PHL, 
  • Dohodu o hmotnej zodpovednosti, 
  • Dohodu o zverení služobného MV, 
  • Dohodu o odovzdaní a prebratí SMV, 
  • ďalšie doklady, ktoré sú spojené s využívaním MV v spoločnosti PPS, s. r. o.  

Poznámka  

Tlačivá, ktoré môže každý podnikateľ – PO, bežne kúpiť v špecializovaných predajniach, sa v smernici neuvádzajú. 

Príloha č. 1
k smernici Využívanie služobných
motorových vozidiel
 

Ceny za služobné motorové vozidlá
poskytnuté zamestnancom na súkromné účely
v roku 2008
 

PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 


Ceny za služobné
motorové vozidlá poskytnuté zamestnancom
na súkromné účely

 

Spoločnosť PPS, s. r. o., rozhodla, že v roku 2008 bude účtovať zamestnancom za použitie služobného motorového vozidla na súkromné účely tieto ceny: 

Názov automobilu 

Cena za jeden ubehnutý km v Sk 

Osobné automobily: 

Škoda Octavia 

11 

Toyota Avensis – modrá 

12 

Toyota Avensis – strieborná 

13 

Toyota Lexus 

17 

Nákladné automobily 

Citroën Berlingo 

15 

Mercedes Vito 

17 

Ak bude zamestnancovi spoločnosti PPS, s. r. o., poskytnuté služobné motorové vozidlo na súkromné účely aj s vodičom, uhradí okrem ceny za najazdené km aj paušálny poplatok 50 Sk za jednu hodinu. 



Príloha č. 2
k smernici Využívanie služobných
motorových vozidiel
 


PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 


Pridelenie
jednotlivých služobných cestných motorových vozidiel
 

Typ vozidla 

Evidenčné číslo 

Vodič 

Pridelené 

1. Toyota Avensis 

ZAA 050525 

meno a priezvisko 

Riaditeľ 

2. Toyota Avensis 

ZAA 040525 

meno a priezvisko 

Útvar prevádzky 

3. Toyota Avensis 

ZAA 011012 

meno a priezvisko 

Útvar ekonomiky 

4. ... 

5. ... 



Príloha č. 3
k smernici Využívanie služobných
motorových vozidiel
 


PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 


D O H O D A
o zverení motorového vozidla do referentského používania
 


Zamestnávateľ:    PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA 

zastúpený:    vedúcim dopravy ........................................ (meno a priezvisko) 

a 

zamestnanec: 

   meno, priezvisko a titul 

    dátum narodenia 

    adresa trvalého bydliska  

    občiansky preukaz (číslo, kedy a kým vydaný) 

    vodičský preukaz (číslo, kedy a kým vydaný) 

    organizačný útvar 

    funkcia 

uzatvárajú 

dohodu o zverení motorového vozidla do referentského užívania
 

Vozidlo:  

    druh 

    výrobná značka (typ)  

    evidenčné číslo 

    číslo motora 

    číslo karosérie 

    stav tachometra
 

I.
Povinnosti zamestnanca
 

1.    Dodržiavať všetky zásady internej smernice „Využívanie služobných motorových vozidiel“ vydanej dňa 22. 12. 200. . 

2.    Na každú jazdu vyplniť a predložiť na schválenie príslušnému vedúcemu zamestnancovi „Žiadanku na prepravu“. 

3.    Viesť „Záznam o prevádzke MV“, kde vyplní všetky údaje podľa predtlače. Záznam spolu s vyúčtovaním spotreby PHL k poslednému dňu mesiaca odovzdať zamestnancovi poverenému vedením dopravy vždy do 3 dní po skončení mesiaca. 

4.    K poslednému dňu mesiaca vyúčtovať poskytnuté preddavky na nákup PHL. 

5.    MV udržiavať v dobrom technickom stave. Vykonávať podľa potreby bežnú údržbu: umývanie, čistenie a technické ošetrenie. 

6.    Pristavovať MV na pravidelné technické prehliadky a vykonanie opráv. 

7.    MV viesť a používať iba v rozsahu potrebnom na vykonávanie pracovných úloh. 

8.    MV parkovať v garáži na parkovacej ploche na to určenej.
 

II.
Povinnosti zamestnávateľa
 

1.    Vybaviť MV technickou výbavou podľa platných predpisov. 

2.    Mesačne poskytovať peňažný preddavok na nákup PHL. 

3.    Zabezpečovať náklady na údržbu a prevádzku MV, udržiavať MV v riadnom technickom stave.
 

III.
Zodpovednosť za škody
 

Zamestnanec zodpovedá za škody spôsobené zamestnávateľovi: 

a)    neodborným vykonávaním bežných opráv a prác súvisiacich so zabezpečením technického stavu MV, 

b)    zanedbaním pravidelnej bežnej údržby MV, 

c)    stratou, poškodením, prípadne zničením MV.
 

IV.
Platnosť dohody
 

1.    Táto dohoda nadobúda účinnosť dňom prevzatia SMV. 

2.    Dohoda zaniká dňom, kedy nastala skutočnosť zakladajúca dôvod pre jej zrušenie: 

a)    skončením pracovného pomeru zamestnanca so zamestnávateľom, 

b)    preložením zamestnanca na inú prácu, na výkon ktorej pridelenie SMV nie je potrebné, 

c)    pri hrubom alebo opakovanom menej závažnom porušení dohodnutých podmienok.
 

V Žiline dňa .....................................
 

        ...............................................      ............................................... 

                      Zamestnanec                    Zamestnávateľ 

 

Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu

V podnikateľskej praxi sa často stretneme s tým, že zamestnávateľ vyšle na pracovnú cestu svojho zamestnanca s jeho vlastným motorových vozidlom (súkromným vozidlom zamestnanca). Právne predpisy neustanovujú žiadne osobitné podmienky pre používanie cestných motorových vozidiel (ďalej len MV) zamestnancom pre potreby zamestnávateľa. Neukladajú zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má zamestnanec oprávnenie riadiť MV, či je MV havarijne poistené, či je vozidlo hospodárne a podobne. Tieto a prípadne ďalšie hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska vzniku škody, pracovného úrazu a podobne. Pri použití MV zamestnanca na pracovnú cestu pre potreby zamestnávateľa vzniká celý rad ekonomických a právnych otázok, ktoré sú zahrnuté v internej smernici Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu. 

(vzor) 

PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788, IČ DPH: SK88877788

 

Číslo smernice:    ..../200. 

Názov smernice:    Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu 

Účinnosť smernice:    1. 1. 200. – 31. 12. 200. 

Obsah smernice: 

    1.    Úvod 

    2.    Definícia základných pojmov 

    3.    Použitie motorové vozidla zamestnanca na pracovnú cestu 

    4.    Podmienky použitia motorového vozidla zamestnanca
            na pracovnú cestu 

    5.    Náhrada za použitie motorového vozidla zamestnanca
          na pracovnú cestu 

    6.    Použitie motorového vozidla zamestnanca pri zahraničnej
           pracovnej ceste  

    7.    Potrebné vedľajšie výdavky 

    8.    Vyúčtovanie pracovnej cesty  

Použitá legislatíva:  

  • Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,  
  • Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. 

Zoznam použitých skratiek a symbolov v smernici: 

km    –    kilometer, 

MV    –    motorové vozidlo, 

NPHL    –    náhrada za spotrebované PHL v Sk, 

PHL    –    pohonné látky, 

Postupy účtovania    –    opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov, 

S    –    sadzba základnej náhrady za každý km jazdy v Sk, 

ÚJ    –    účtovná jednotka, 

ZCN    –    zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 

ZÚ    –    zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. 

Zoznam príloh: 

Príloha č. 1:    Čestné vyhlásenie k vyúčtovaniu náhrady za použitie motorového vozidla  

Príloha č. 2:    Vzor výpočtu náhrady za použitie MV pri pracovnej ceste zamestnanca v tuzemsku na rok 2008 

Dátum spracovania smernice: 16. 12. 200. 

Vypracoval: vedúci dopravy (meno, priezvisko, podpis)  

Dátum schválenia: 22. 12. 200. 

Schválil: riaditeľ spoločnosti (meno, priezvisko, podpis) 

Záverečné ustanovenia: 

Interná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti PPS, s. r. o. 

Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania. 

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.  

1.    Úvod 

Použitie súkromného MV, t. j. vozidla iného ako je vozidlo zamestnávateľa (najčastejšie MV zamestnanca), prichádza v pracovnoprávnych vzťahoch do úvahy vtedy, ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu, resp. pri plnení pracovných úloh spojených s nevyhnutným použitím MV. Z dôvodu jednotných podmienok používania iných MV, ako je vozidlo zamestnávateľa (ďalej len MV zamestnanca) v spoločnosti PPS, s. r. o., vydáva spoločnosť internú smernicu o používaní MV zamestnancov na pracovnú cestu s názvom „Používanie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu“. 

Účelom tejto smernice je zabezpečiť jednotnú úpravu riadenia, koordinácie, vykonávania a kontroly používania MV zamestnancov pri pracovných cestách. Táto interná smernica sa vydáva aj za účelom: 

  • jednotného postupu pri používaní MV zamestnancov na pracovné cesty v spoločnosti, 
  • stanovenia príslušnej dokumentácie, 
  • stanovenia zodpovedných osôb v oblasti používania MV zamestnancov. 

Podľa tejto internej smernice sa poskytujú v spoločnosti PPS, s. r. o., náhrady výdavkov za používanie vlastných MV: 

  • zamestnancom v pracovnom pomere, 
  • zamestnancom v obdobnom pracovnom vzťahu, 
  • FO, ktoré majú uzavretú so spoločnosťou dohodu o vykonaní práce, dohodu o pracovnej činnosti a dohodu o brigádnickej práci študentov, ak je poskytovanie náhrady výdavkov dohodnuté písomnou formou v samotnej dohode. 

Poznámka 

Nárok na preplatenie náhrad výdavkov má FO, ktorá má so spoločnosťou uzavretú jednu z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov), ak má v dohode tento nárok uvedený. V dohode je potrebné uviesť konkrétne podmienky s odkazom na ustanovenie ZCN, na ustanovenie kolektívnej zmluvy (ak je v spoločnosti uzavretá) alebo na internú smernicu, ak upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov pre uvedené kategórie FO. 

2.    Definícia základných pojmov 

V smernici sa používajú najčastejšie výrazy, ktoré sú ďalej definované. 

Vlastné cestné motorové vozidlo 

Vlastné cestné MV je každé MV okrem vozidla spoločnosti PPS, s. r. o., bez ohľadu na vlastníctvo (napríklad MV je vo vlastníctve zamestnanca alebo jeho manželky, vo vlastníctve inej FO alebo inej PO). MV zamestnanca je vlastné MV, ktoré je vo vlastníctve zamestnanca alebo jeho manželky (manžela).  

Pracovná cesta 

Pracovná cesta je definovaná ako čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. 

Zahraničná pracovná cesta 

Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. 

Pravidelné pracovisko 

Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnanom. Ak takéto miesto nie je dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.  

Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu. 

Ak má zamestnanec na základe dohody o vykonaní práce výkon práce v mieste mimo miesta pobytu, môže s ním zamestnávateľ v tejto dohode dohodnúť, že mu poskytne i pri ceste z miesta pobytu do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste.  

Počet kilometrov 

Počet km je skutočný počet prejdených km počas celej doby trvania pracovnej cesty. V záujme hospodárnosti je zamestnanec povinný využiť najkratšiu, najrýchlejšiu a najhospodárnejšiu trasu do miesta a z miesta pracovnej cesty. Spoločnosť zohľadní pri výpočte náhrady za spotrebované PHL km prejdené z miesta nástupu do miesta konania pracovnej cesty a späť a km, ktoré zamestnanec musel najazdiť v mieste konania pracovnej cesty, ak mu to vyplývalo z podmienok pracovnej cesty. 

Cena pohonnej látky 

Cena PHL je cena, ktorá platila v čase použitia MV na pracovnej ceste. Cenu PHL: 

  • musí zamestnanec preukázať dokladom o čerpaní PHL alebo 
  • spoločnosť cenu PHL zistí, ak zamestnanec PHL nečerpal. Ak zamestnanec PHL počas pracovnej cesty nečerpal, uvedie dôvod, napríklad má načerpané PHL a podobne. Cenu PHL, ktorú zamestnanec uvedie vo vyúčtovaní pracovnej cesty, overí pracovník učtárne porovnaním ceny, ktorú uverejňuje Štatistický úrad SR.  

Spotreba PHL 

Spotreba PHL je uvedená v litroch na 100 km podľa technického preukazu MV, ktoré sa na pracovnej ceste použije. Ak technický preukaz MV neuvádza údaj o spotrebe PHL, zamestnanec je povinný: 

  • dať si spotrebu PHL do technického preukazu doplniť, pokiaľ je to možné, alebo 
  • preukázať spotrebu PHL podľa technického preukazu rovnakého typu MV s rovnakým objemom valcov a s rovnakým druhom PHL (nafta, benzín, plyn), alebo 
  • ak je spotreba PHL uvedená v inej dokumentácii k MV, pre výpočet náhrady za PHL sa môže použiť tento údaj. Dokumentácia sa priloží ku kópii technického preukazu ako jej príloha. 

Ak zamestnanec nepreukáže hodnoverným dokladom spotrebu PHL, náhrada za PHL mu nebude patriť z dôvodu, že spoločnosť nebude mať k dispozícii údaje potrebné na výpočet predmetnej náhrady. 

Jednotlivé cykly premávky 

Jednotlivé cykly premávky MV podľa smerníc ES/EU sú: 

a)    mestský cyklus, t. j. jazda len v meste, 

b)    mimomestský cyklus, t. j. jazda iba mimo mesta, 

c)    kombinovaný cyklus, t. j. jazda MV v meste aj mimo mesta. 

Jednotlivé režimy premávky  

Jednotlivé režimy premávky MV podľa smerníc STN a EHK: 

a)    mesto, t. j. jazda MV len v meste, 

b)    mimo mesta, t. j. jazda MV mimo mesta, prechod cez jednotlivé mestá do miesta konania pracovnej cesty, jazda po iných komunikáciách. 

Výdavky za spotrebované PHL 

Výdavkami za spotrebované PHL je suma vypočítaná v závislosti od počtu najazdených km, ceny PHL platnej v čase použitia MV a normy spotreby PHL podľa technického preukazu MV. Na výpočet sa použije vzorec: 

Výdavky na spotrebované PHL = počet km x spotreba PHL : 100 x cena 

Výsledná suma náhrady za spotrebované PHL sa zaokrúhľuje na celé koruny nahor. 

Suma základnej náhrady 

Suma základnej náhrady je určená opatrením MPSVR SR pevnou sumou pre jednostopové vozidlá, trojkolky a pre osobné cestné MV. Výsledná suma základnej náhrady sa zaokrúhľuje na celé koruny hore. 

Poznámka 

Suma základnej náhrady zohľadňuje obstarávaciu cenu MV, amortizáciu, drobné opravy a údržbu, náklady na pneumatiky, výmenu olejov, povinné zmluvné poistenie a havarijné poistenie, ktoré majiteľ MV musí vynaložiť, aby MV bolo v prevádzkyschopnom stave. Suma základnej náhrady nezohľadňuje napríklad diaľničný poplatok, poplatky za parkovanie, úhradu dane z motorových vozidiel, cenu PHL a podobne. 

3.    Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu 

Zamestnanci spoločnosti používajú na pracovné cesty prednostne motorové vozidlá vo vlastníctve zamestnávateľa. Zamestnanci môžu po dohode so zamestnávateľom použiť na pracovnú cestu aj motorové vozidlo, ktoré nie je vozidlom zamestnávateľa.  

Podmienky pracovnej cesty určuje vždy zamestnávateľ, ktorý sa môže so zamestnancom dohodnúť, že zamestnanec pri pracovnej ceste použije vlastné (súkromné) MV alebo iné MV, ktoré nie je vozidlom zamestnávateľa. 

ZCN nevyžaduje, aby sa pri použití súkromného MV na pracovnú cestu uzavrela dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnanom. V spoločnosti túto dohodu nahrádza samotná skutočnosť, že zamestnanec bude mať toto vozidlo uvedené v cestovnom príkaze v kolónke „spôsob dopravy“ a cestovný príkaz mu podpíše zamestnávateľ.  

Pracovnou cestou nie je cesta zamestnávateľa z miesta trvalého bydliska na pracovisko. Ak by sa cesta z miesta trvalého bydliska na pracovisko mala považovať za pracovnú cestu, musí byť uzavretá dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom o tejto skutočnosti. 

4.    Podmienky použitia motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu 

Zamestnanec spoločnosti PPS, s. r. o., použije cestné MV, ktoré nie je MV zamestnávateľa (ďalej len cestné MV), na pracovnú cestu, len ak spĺňa tieto podmienky: 

  • cestné MV použije na pracovnú cestu vtedy, ak má súhlas svojho nadriadeného na vykonanie pracovnej cesty, 
  • za pracovnú cestu cestným MV sa nepovažuje cesta z trvalého bydliska zamestnanca na pracovisko, 
  • za pracovnú cestu vykonanú cestným MV sa považuje cesta z trvalého bydliska zamestnanca na pracovisko u zamestnanca, ktorý má na túto skutočnosť súhlas riaditeľa spoločnosti,  
  • na pracovnú cestu môže zamestnanec použiť akékoľvek cestné MV, ktoré: 

a)     má v osobnom vlastníctve, 

b)     má v bezpodielovom spoluvlastníctve spolu s manželkou (manželom), 

c)     patrí inej fyzickej osobe, napríklad je to MV manžela, otca, požičané MV, s výnimkou MV, ktoré prenajal zamestnávateľ, 

d)     spláca formou finančného lízingu, 

  • cestné MV, ktoré použije zamestnanec na pracovnú cestu, musí mať poistené havarijnou poistkou, 
  • zamestnanec priloží k vyúčtovaniu pracovnej cesty čestné prehlásenie, v ktorom uvedie údaje o cestnom MV (príloha č. 1),  
  • ak zamestnanec použije na pracovnú cestu cestné MV bez súhlasu svojho nadriadeného, neprináležia mu cestovné náhrady podľa ZCN. 

Z uvedeného vyplýva, že zamestnanec môže použiť na pracovnú cestu MV, pri ktorom nie je v technickom preukaze zapísaný ako držiteľ. Podmienkou je, aby zamestnávateľ súhlasil s tým, že zamestnanec použije na pracovnú cestu takéto MV. Motorové vozidlo musí mať zamestnanec havarijne poistené. 

5.    Náhrada za použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu 

Náhrada, ktorá sa poskytuje zamestnancovi pri použití cestného MV na pracovnej ceste, je stanovená v spoločnosti podľa § 7 ZCN. 

Ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla zamestnávateľa, patrí mu: 

  • základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len základná náhrada) a 
  • náhrada za spotrebované PHL. 

Základná náhrada 

Suma základnej náhrady pre jednostopové vozidlá a trojkolky a pre osobné cestné motorové vozidlá je stanovená pre daný rok v prílohe č. 2 tejto smernice. Ak sa sadzba základnej náhrady zmení v priebehu účtovného obdobia, vypracuje sa dodatok k prílohe č. 2, v ktorom sa použije nová sadzba základnej náhrady.  

Sadzbu základnej náhrady ustanovuje opatrenie, ktoré vydáva ministerstvo. Pri použití prívesu k osobnému cestnému MV sa základná náhrada zvýši o 15 %. 

Sumu základnej náhrady pri nákladných automobiloch dohodne zamestnávateľ so zamestnancom. 

Suma základnej náhrady patrí zamestnancovi za každý 1 km, ktorý prejde pri pracovnej ceste MV, ktoré nie je vo vlastníctve spoločnosti, podľa ustanovení tejto smernice. 

Náhrada za spotrebované PHL 

Náhrada za spotrebované PHL patrí zamestnancovi podľa cien PHL platných v čase použitia MV, prepočítaných podľa spotreby PHL (ďalej len spotreba) uvedenej v technickom preukaze cestného MV takto: 

a)    ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %, 

b)    ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu EHK, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu EHK vypočítaná ako aritmetický priemer. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste, 

c)    ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa smerníc ES, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky uvedených v príslušnej smernici ES, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného MV, 

d)    ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa inej normy, na výpočet sa použije spotreba určená na rýchlostný režim jazdy cestného MV zodpovedajúci prevažujúcim podmienkam pracovnej cesty. 

Ak je PHL plyn alebo plyn v kombinácii s inou PHL, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované PHL za jednotlivé PHL dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe: 

  • podmienok pracovnej cesty, 
  • cien PHL platných v čase použitia MV, 
  • spotreby. 

Poznámka 

Náhrada výdavkov za spotrebované PHL nezohľadňuje napríklad jazdu v zimnom období a iné faktory, ktoré ovplyvňujú spotrebu PHL. Ak zamestnancovi vzniknú preukázateľne vyššie výdavky spojené so spotrebou PHL, ako je uvedená v technikom preukaze MV, zamestnanec môže požiadať autorizovanú organizáciu o prekontrolovanie spotreby príslušného vozidla. Na základe vydaného osvedčenia sa pre výpočet použije táto zvyšená spotreba PHL.  

6.    Použitie motorového vozidla zamestnanca pri zahraničnej pracovnej ceste 

Ak zamestnanec uskutoční, po dohode so zamestnávateľom, pracovnú cestu do zahraničia, patrí mu: 

  • základná náhrada za každý km jazdy a 
  • náhrada za spotrebované PHL. 

Pri stanovení výšky náhrady za spotrebované PHL v inej ako slovenskej mene vychádza zamestnávateľ z ustanovenia § 15 ZCN.  

Podľa § 15 ZCN pri poskytnutí náhrady za používanie cestného MV patrí zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste náhrada za spotrebované PHL v inej ako slovenskej mene za km najazdené v zahraničí nad 350 km, ak sa s prihliadnutím na technické parametre cestného MV nedohodne zamestnávateľ so zamestnancom na dlhšej vzdialenosti. Dohoda musí byť písomná. 

Zamestnanec, ktorý uskutočnil pracovnú cestu do zahraničia cestným MV, ktoré nie je MV zamestnávateľa, doloží k vyúčtovaniu zahraničnej pracovnej cesty aj doklad o nákupe PHL v zahraničí. 

7.    Potrebné vedľajšie výdavky 

Pri použití súkromného MV zamestnanca na pracovnú cestu pre potreby zamestnávateľa má zamestnanec nárok aj na preukázateľne vynaložené vedľajšie výdavky, ktorými sú: 

  • poplatky za parkovanie, 
  • diaľničné poplatky, 
  • poplatky za použitie tunela, kompy, 
  • ostatné výdavky, ktoré zamestnanec preukáže a súvisia s výkonom pracovnej cesty. 

Za súkromné MV, ktoré použije zamestnanec na pracovnú cestu pre potreby zamestnávateľa, sa daň z motorových vozidiel neplatí. Výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi počas pracovnej cesty a sú spojené s údržbou a opravami MV, si hradí zamestnanec. Tieto výdavky nehradí zamestnávateľ (výdavky sú zohľadnené v sadzbe základnej náhrady).  

8.    Vyúčtovanie pracovnej cesty 

Pre vyúčtovanie pracovnej cesty, ktorú vykonal zamestnanec motorovým vozidlom, platia v spoločnosti PPS, s. r. o., tieto postupy:  

  • pri tuzemskej pracovnej ceste poskytne zamestnávateľ zamestnancovi preddavok, len ak o to zamestnanec požiada, 
  • pri zahraničnej pracovnej ceste poskytne zamestnávateľ zamestnancovi preddavok na základe jeho žiadosti, najneskôr v deň nástupu na pracovnú cestu, 
  • preddavky na pracovnú cestu poskytuje zamestnávateľ v hotovosti v príslušnej mene, 
  • inou formou (platobná karta, šek a podobne) poskytuje zamestnávateľ preddavok na pracovnú cestu, len ak o to zamestnanec požiada a takýto postup schváli riaditeľ spoločnosti, 
  • vyúčtovanie pracovnej cesty je zamestnanec povinný predložiť zamestnávateľovi do 5 pracovných dní od skončenia pracovnej cesty, 
  • zamestnávateľ vykoná vyúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do 5 pracovných dní odo dňa predloženia dokladov na vyúčtovanie.  


Príloha č. 1
k smernici: Použitie motorového vozidla
zamestnanca na pracovnú cestu

 

Čestné vyhlásenie k vyúčtovaniu náhrady
za použitie motorového vozidla na pracovnú cestu
 

PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 


Čestné vyhlásenie
k vyúčtovaniu náhrady za použitie motorového vozidla
na pracovnú cestu
 

Meno zamestnanca: ........................................... 

Narodený: ........................................................... 

Trvalé bydlisko: ..................................................
 

Týmto vyhlasujem, že na pracovnú cestu som použil cestné motorové vozidlo: 

a)     ktorého som držiteľom, 

b)     ktoré mám v bezpodielovom spoluvlastníctve s manželkou (manželom), 

c)     ktoré mám požičané, prenajaté.
 

Údaje o cestnom motorovom vozidle: 

Evidenčné číslo: ..................................                  Typ:................................................. 

Druh PHL:..........................................  

Spotreba uvedená v technickom preukaze:                                 

            ............................................ 

            ............................................ 

            ............................................ 

            ............................................
 

TP číslo:...................................... platný do: ................................... 

Číslo havarijnej poistky: .......................................................................................... 

Motorové vozidlo je poistené v poisťovni:.............................................................. 

Motorové vozidlo som použil na vykonanie pracovnej cesty: .............................. 

..................................................................................................................................... 

Začiatok pracovnej cesty (miesto, dátum, hodina): ............................................... 

Koniec pracovnej cesty (miesto, dátum, hodina): ................................................. 

Spolucestujúci (meno, priezvisko): ....................................................................... 

Spolucestujúci (meno, priezvisko): ............................................................ 

K čestnému prehláseniu prikladám kópiu technického preukazu:     áno      nie 


V ........................ dňa ................................. 



    .......................................................    ....................................................... 

     podpis zamestnanca                  podpis zodpovedného vedúceho 

Príloha č. 2
k smernici: Použitie motorového vozidla
zamestnanca na pracovnú cestu

 

Vzor výpočtu náhrady za použité MV pri pracovnej ceste
zamestnanca pre rok 2008
 


PPS, s. r. o., Pekná 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 88877788,  IČ DPH: SK88877788
 



Vzor výpočtu náhrady
za použité motorové vozidlo zamestnanca
pre rok 2008
 

Ak zamestnanec po dohode so zamestnávateľom použije na pracovnej ceste motorové vozidlo, okrem motorového vozidla zamestnávateľa, patrí mu: 

  • základná náhrada za každý km jazdy a 
  • náhrada za spotrebované PHL.
     

Výpočet náhrady za použité motorové vozidlo
 

NPHL = (počet km x spotreba PHL : 100) x cena (v Sk

Náhrada za použité MV = počet km x s + NPHL (v Sk)
 

Kde:    

NPHL    –    náhrada za spotrebované PHL v Sk 
S         –    sadzba základnej náhrady za každý 1 km jazdy v Sk.
                  Sadzba pre rok 2008 je uvedená v tabuľke č. 2 
Počet km    –    kilometre, ktoré zamestnanec skutočne najazdil na pracovnej ceste 
Spotreba PHL
    –    spotreba PHL sa určí na základe ustanovenia § 7 ZCN (tabuľka č. 2) 
Cena    –    cena za liter PHL v Sk. Cenu určí zamestnanec z dokladu o nákupe PHL, ktorý doloží k výpočtu 


Tabuľka č. 1 

Výpočet spotreby PHL 

Náhrada za spotrebované PHL patrí zamestnancovi podľa cien PHL platných v čase použitia MV, prepočítaných podľa spotreby PHL (ďalej len spotreba) uvedenej v technickom preukaze cestného MV takto: 

  • ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %, 
  • ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu EHK, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu EHK vypočítaná ako aritmetický priemer. Pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste, 
  • ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa smerníc ES, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky uvedených v príslušnej smernici ES, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného MV, 
  • ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa inej normy, na výpočet sa použije spotreba určená na rýchlostný režim jazdy cestného MV zodpovedajúci prevažujúcim podmienkam pracovnej cesty, 
  • ak je PHL plyn alebo plyn v kombinácii s inou PHL, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované PHL za jednotlivé PHL dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien PHL platných v čase použitia MV a spotreby, 
  • ak technický preukaz cestného MV údaje o spotrebe neobsahuje, na výpočet sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného MV rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom PHL.  

Výsledná suma základnej náhrady a výsledná suma náhrady za spotrebované PHL sa zaokrúhľuje na celé koruny nahor. 


Tabuľka č. 2 

Sumy základných náhrad za použitie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách 

Právny predpis
Opatrenie MPSVR SR 

  

Suma je platná 

   Suma základnej náhrady za 1 km jazdy 

Jednostopové vozidlá
a trojkolky 

Osobné cestné
motorové vozidlá 

č. 260/2004 Z. z. 

od 1. 5. 2005 

1,70 Sk 

6,20 Sk 

č. 181/2008 Z. z. 

od 1. 4. 2008 

1,50 Sk 

5,50 Sk 

 

 

Použitie motorového vozidla na súkromné účely

Internú smernicu Použitie motorového vozidla na súkromné účely by mala vypracovať len tá účtovná jednotka, ktorá sa rozhodla, že bude svojim zamestnancom poskytovať cestné motorové vozidlo aj na súkromné účely. 

(vzor) 

PPS, s. r. o. , Pekná ulica 10, 010 01 ŽILINA,
IČO: 888777,  IČ DPH: SK88877788
 

Číslo smernice:    ..../200. 

Názov smernice:    Použitie motorového vozidla na súkromné účely 

Účinnosť smernice:    1. 1. 200. – 31. 12. 200. 

Obsah smernice:   

   1.    Úvod 

    2.    Použitie motorového vozidla na súkromné účely a služobné účely  

    3.    Príjem podliehajúci dani z príjmu FO pri použití služobného motorového vozidla na služobné na súkromné účely 

    4.    Použitie motorového vozidla na súkromné účely  

Použitá legislatíva:  

  • Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 315/1996 Z. z. o premávke na pozemných komunikáciách v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, 
  • Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov, 

Zoznam použitých skratiek v smernici: 

DPH    –    daň z pridanej hodnoty, 

FO    –    fyzická osoba, 

MV    –    motorové vozidlo, 

SMV    –    služobné motorové vozidlo, 

ZCN    –    zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, 

ZDP    –    zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, 

ZSP    –    zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, 

ZZP    –    zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov. 

Zoznam príloh: 

Príloha č. 1: Ceny pre služobné motorové vozidlá poskytnuté na súkromné účely v roku 200. 

Dátum spracovania smernice: 20. 12. 200. 

Vypracoval: vedúci dopravy (meno a priezvisko, podpis)  

Dátum schválenia: 22. 12. 200. 

Schválil: riaditeľ spoločnosti (meno, priezvisko, podpis) 

Záverečné ustanovenia: 

Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti PPS, s. r. o. Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania. 

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.  

1.    Úvod 

Spoločnosť PPS, s. r. o., poskytuje zamestnancom služobné cestné motorové vozidlo (ďalej SMV): 

  • len na služobné účely, 
  • na služobné a súkromné účely, tzv. referentské vozidlo, 
  • jednorazovo na súkromné účely.  

Používaniu SMV na súkromné účely je venovaná aj časť internej smernice Využívanie služobných motorových vozidiel v spoločnosti PPS, s. r. o., v ktorej je uvedené, že podrobnejší postup pri stanovení 1 % z obstarávacej ceny MV, ktorý zdaňuje zamestnanec daňou z príjmov FO, sa uvedie v smernici Používanie motorového vozidla na súkromné účely.  

2.    Použitie motorového vozidla na služobné a súkromné účely 

Ak spoločnosť poskytne zamestnancovi SMV na služobné a aj na súkromné účely, pričom obe podmienky musia byť splnené, musí dodržať tieto podmienky a zásady: 

1.    SMV na služobné a súkromné účely môžu v spoločnosti PPS, s. r. o., používať len: 

  • riaditeľ spoločnosti, 
  • vedúci stredísk, 
  • ďalší zamestnanci na základe rozhodnutia riaditeľa spoločnosti. 

2.    S každým zamestnancom, ktorý bude využívať SMV na služobné a súkromné účely, sa dohodne a uzavrie: 

  • Dohoda o zverení SMV, 
  • Dohoda o hmotnej zodpovednosti, 
  • Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV do používania. 

3.    Pre zamestnanca, ktorý prevzal SMV, ktoré bude využívať na služobné a súkromné účely, platia tieto podmienky: 

  • PHL, ktoré spotrebuje pri jazde na súkromné účely, mu nehradí spoločnosť, tieto výdavky si hradí sám, 
  • súkromnú cestu do zahraničia môže vykonať len na základe súhlasu riaditeľa spoločnosti, 
  • v prípade súkromných ciest sa žiadanka na vykonanie cesty nevypisuje, 
  • na pracovnú cestu, ktorú vykoná zamestnanec SMV, je potrebné predložiť Žiadanku na prepravu takto: 
    • na pracovné cesty v okrese Žilina jednu na celý mesiac, 
    • na pracovné cesty mimo okres Žilina na každú cestu, 
  • vykonanie zahraničnej pracovnej cesty SMV schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • vykonanie tuzemskej pracovnej cesty schvaľuje zamestnancom vedúci strediska, 
  • vykonanie pracovnej cesty vedúcim strediska schvaľuje riaditeľ spoločnosti, 
  • súkromná cesta sa eviduje do evidencie jázd SMV s uvedením „súkromné“, 
  • príjmom zamestnanca podľa § 5 ZDP (zo závislej činnosti) je aj suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny SMV za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia MV zamestnávateľa na používanie na služobné aj súkromné účely.  

Poznámka 

Podľa ustanovenia § 5 ods. 3 písm. a) ZDP je príjmom zamestnanca aj suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla podľa § 25 za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia motorového vozidla zamestnávateľa na používanie na služobné a súkromné účely. Ak ide o prenajaté vozidlo, vychádza sa z obstarávacej ceny vozidla u pôvodného vlastníka, a to aj v prípade, ak dôjde k následnej kúpe prenajatého vozidla. Ak v obstarávacej cene vozidla nie je zahrnutá daň z pridanej hodnoty, na účely tohto ustanovenia sa o túto daň cena zvýši. 

3.    Príjem podliehajúci dani z príjmov fo pri použití služobného motorového vozidla aj na súkromné účely 

Ak spoločnosť PPS, s. r. o., poskytne zamestnancovi SMV na služobné a súkromné účely a obe podmienky sú splnené, pri ocenení plnenia postupuje podľa § 5 ods. 3 ZDP. 

Poskytnutie služobného motorového vozidla nie je predmetom dane  

Poskytnutie SMV na súkromné účely nie je predmetom dane z príjmov len v prípadoch zákonom vymedzených ústavných činiteľov, ktorí majú nárok na poskytnutie SMV na služobné a súkromné účely podľa osobitného predpisu. Zamestnanci spoločnosti PPS, s. r. o., nepatria do tejto skupiny osôb. 

Poskytnutie služobného motorového vozidla je predmetom dane 

V prípade, že zamestnanec využíva SMV pre služobné a aj súkromné účely, postupuje spoločnosť podľa § 5 ods. 3 ZDP. Príjmom zamestnanca je aj príjem  

  • vo výške 1 % zo vstupnej ceny MV podľa § 25 ZDP za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia MV zamestnávateľom na používanie na súkromné a služobné účely.  

Ak ide o prenajaté MV, vychádza sa z obstarávacej ceny vozidla u pôvodného vlastníka, a to aj vtedy, ak dôjde k následnej kúpe prenajatého MV. 

Ak v obstarávacej cene MV nie je zahrnutá DPH, na účely ocenenia MV sa cena o DPH zvýši. 

Vstupná cena MV 

Vstupná cena MV sa stanoví na základe ustanovenia § 25 ZDP. 

Podľa § 25 je vstupnou cenou hmotného majetku, t. j. aj vstupnou cenou MV: 

  • obstarávacia cena, 
  • suma vo výške vlastných nákladov, 
  • reprodukčná obstarávacia cena zistená podľa osobitných predpisov, 
  • cena určená ako obstarávacia cena alebo vlastné náklady pri preradení MV z osobného užívania FO do obchodného majetku, pričom sa za roky nevyužívania MV na podnikanie odpisy neuplatňujú. 

Súčasťou vstupnej ceny MV je aj technické zhodnotenie v tom zdaňovacom období, kedy bolo dokončené. 

Ďalšie dôležité upozornenia  

  • príjem vo výške 1 % z obstarávacej ceny MV nie je súčasťou vymeriavacieho základu podľa § 138 ods. 2 ZSP a § 13 ods. 4 písm. d) ZZP pre platby do poistných fondov, t. j. že z uvedeného príjmu zamestnanec neodvádza platby do zdravotnej poisťovne a Sociálnej poisťovne, 
  • ak zamestnanec určitý čas nepoužíva MV, ktoré mu bolo pridelené na využívanie na služobné a súkromné účely (napríklad z dôvodu choroby), spoločnosť postupuje podľa § 5 ods. 3 ZDP a zdaní príjem vo výške 1 % z obstarávacej ceny ako príjem zamestnanca aj za toto obdobie. Na zdaňovanie tohto nepeňažného príjmu u zamestnanca je podstatný moment poskytnutia vozidla a nie jeho využívanie, 
  • zdaneniu podlieha aj poskytnutie MV už odpísaného, ktorého zostatková cena je v spoločnosti 0 Sk, ak sú splnené všetky ostatné podmienky, 
  • súčasťou vstupnej ceny, z ktorej sa počíta 1 % podľa § 5 ods. 3 ZDP, je aj technické zhodnotenie MV. 

4.    Použitie motorového vozidla na súkromné účely 

Zamestnancovi môže spoločnosť PPS, s. r. o., poskytnúť SMV na súkromné účely dvoma spôsobmi: 

  • poskytne mu jednorazovo len samotné SMV, 
  • poskytne mu jednorazovo SMV s vodičom. 

Jednorazové použitie súkromného motorového vozidla na súkromné účely 

Zamestnancovi spoločnosti môže byť poskytnuté na základe jeho žiadosti SMV na súkromný účel.  

Dôvodom takéhoto poskytnutia SMV v spoločnosti PPS, s. r. o., je: 

  • osobné motorové vozidlo sa poskytuje na slávnostné príležitosti zamestnanca a jeho rodinných príslušníkov (svadba, pohreb, rodinné oslavy a podobne), 
  • nákladné motorové vozidlo sa poskytuje na prevoz nákladu (sťahovanie, odvoz kúpeného tovaru a podobne).  

Spoločnosť PPS, s. r. o., poskytne zamestnancovi SMV na súkromný účel na základe týchto podmienok: 

  • zamestnanec požiada o poskytnutie SMV písomnou formou, 
  • v prípade, že má vybraté SMV, ktoré žiada poskytnúť na súkromné účely, uvedie typ vozidla a jeho EČ, 
  • žiadosť schvaľuje riaditeľ spoločnosti alebo ním určená osoba, 
  • na základe kladného rozhodnutia o poskytnutí SMV na súkromné účely vyplní príkaz na jazdu vedúci dopravy, 
  • pri odovzdaní vozidla potvrdí zamestnanec, ktorému bolo SMV poskytnuté, počet najazdených km, 
  • vedúci dopravy zaeviduje najazdené km v evidencii jázd SMV s uvedením poznámky „súkromné“, 
  • za požičané SMV uhradí zamestnanec cenu, ktorá je stanovená v prílohe č. 1 tejto smernice pre daný kalendárny rok.  

Jednorazové použitie SMV s prideleným vodičom na súkromné účely 

Zamestnancovi spoločnosti PPS, s. r. o., môže byť poskytnuté na základe jeho žiadosti na súkromné účely aj SMV s vodičom.  

Dôvodom takéhoto poskytnutia SMV v spoločnosti PPS, s. r. o., je: 

  • osobné motorové vozidlo sa poskytuje na slávnostné príležitosti zamestnanca a jeho rodinných príslušníkov (svadba, pohreb, rodinné oslavy a podobne), 
  • nákladné motorové vozidlo sa poskytuje na prevoz nákladu (sťahovanie, odvoz kúpeného tovaru a podobne).  

Spoločnosť PPS, s. r. o., poskytne zamestnancovi SMV s vodičom na súkromné účely len za týchto podmienok: 

  • zamestnanec požiada o poskytnutie SMV s vodičom písomnou formou, 
  • v prípade, že má vybraté SMV, ktoré žiada poskytnúť na súkromné účely, uvedie typ vozidla a jeho EČ, 
  • žiadosť schvaľuje riaditeľ spoločnosti alebo ním určená osoba, 
  • na základe kladného rozhodnutia o poskytnutí SMV na súkromné účely vyplní príkaz na jazdu vedúci dopravy, 
  • pri odovzdaní vozidla potvrdí zamestnanec, ktorému bolo SMV poskytnuté, počet najazdených km, 
  • vedúci dopravy zaeviduje najazdené km v evidencii jázd SMV s uvedením poznámky „súkromné“, 
  • za požičané SMV s vodičom uhradí zamestnanec cenu, ktorá je stanovená v prílohe č. 1 tejto smernice pre daný kalendárny rok.  

Postup z hľadiska dane z príjmov 

V spoločnosti PPS, s. r. o., sa pri poskytnutí SMV len na súkromné účely zamestnancovi spoločnosti bude postupovať z hľadiska ZDP takto: 

1.    za použitie SMV uhradí zamestnanec cenu, ktorá sa vypočíta podľa počtu najazdených km, podľa prílohy č. 1 tejto smernice, 

2.    zamestnávateľ, t. j. spoločnosť, zdaní príjem od zamestnanca podľa ustanovení ZDP.